Cách làm mail merge trong excel

 - 
Mail merge là 1 trong lao lý khôn cùng tuyệt giúp bạn tiết kiệm chi phí thời hạn trong việc bắt buộc gửi một lượng mập dữ liệu tự Excel lịch sự Word.Mail mergegiúp đỡ bạn nhanh chóng tạo nên 1 loạt filebên trên Word bằng cách vừa lòng độc nhất ban bố các bạn tất cả vào trang tính Excel. Công ráng này khôn cùng cần thiết mang lại các bạn kế toán tốt nhân sự nên in tem nhãn, phiếu lương xuất xắc thỏng mời hàng loạt. Sau phía trên,modem.vn việt namsẽ cung cấp cho chính mình tổng quan tiền của công năng này cùng chỉ dẫn thực hiện Mail merge theo mỗi bước.

Bạn đang xem: Cách làm mail merge trong excel


Chuẩn bị dữ liệu Excel cho Mail merge:

Khi chúng ta mail merge, tệp Excel sẽ tiến hành liên kết với tài liệu mail merge của Word. Microsoft Word sẽ mang những đọc tin nlỗi tên, liên hệ cùng những cụ thể khác của người dìm trực tiếp trường đoản cú bảng tính Excel.Vì vậy, trước lúc ban đầu thưc hiện nay, Quý Khách hãy chắc chắn rằng tệp Excel đang bao gồm toàn bộ lên tiếng bạn có nhu cầu bao hàm thương hiệu, bọn họ, lời xin chào, mã bưu năng lượng điện, địa chỉ… Nếu bạn muốn thêm những địa chỉ contact hoặc biết tin không giống, bạn phải thay đổi hoặc bổ sung cập nhật sinh hoạt trang tính Excel trước lúc trộn thư.Dường như, bạn cần bình chọn các báo cáo đặc biệt quan trọng sau:

+ Các cột vào trang tính Excel đề nghị khớp cùng với những phần bạn muốn thực hiện Lúc trộn tlỗi. Ví dụ: ví như bạn có nhu cầu xưng hô với những người gọi bằng Tên, hãy chắc hẳn rằng rằng các bạn vẫn tạo ra nhì cột họ với thương hiệu lẻ tẻ. Nếu bạn có nhu cầu thu xếp thương hiệu fan nhấn theo vùng miền hoặc thành phố, khẳng định rằng bạn đã sở hữu nhì cột vùng miền và thành phố đơn lẻ.

+ Nếu tệp Excel bao gồm ngày, tiếng, giá trị chi phí tệ hoặc mã bưu năng lượng điện bắt đầu hoặc hoàn thành bởi 0, hãy format đúng số, số ngày với đơn vị tiền tệ. quý khách hàng đề xuất khám nghiệm kỹ định dạng ngày theo dd/mm/yyy nhằm Lúc trộn thỏng trang bị tự ngày tháng không xẩy ra nhảy đầm sang mm/dd/yyy

+ Nếu chúng ta chế tác trang tính Excel bằng cách nhập công bố từ tệp .csv hoặc tệp .txt, hãy sử dụng Text Import Wizard.

Hướng dẫn mail Merge từ bỏ Excel quý phái Word:

Sau khi chúng ta xong xuôi và soát sổ lại trang tính Excel, chúng ta đã chuẩn bị sẵn sàng nhằm trộn tlỗi. Trong ví dụ này, bọn họ đang trộn tlỗi với cùng một list fan nhấn vào Word 2010, tương tự cho Word 2013.

Nếu chúng ta sẽ soạn thỏng sẵn một lá tlỗi, bạn có thể mtại 1 tư liệu Word hiện gồm, hoặc tạo một tài liệu new.Chọn các loại trộn thỏng bạn có nhu cầu. Vào thẻ Mailings > Start Mail Merge với lựa chọn hình trạng trộn thư – thư (Letters), email (E-mail Messages), tem thư (Labels…), phong bì (Envelopes…) hoặc tư liệu (Normal Word Document). Trong ví dụ, chúng ta lựa chọn Letters.

*

Chọn bạn dấn. Trong thẻ Mailings > Select Recipients > Use Existing List…

*

Kết nối trang tính Excel cùng bạn dạng Word. Bằng Việc tùy chỉnh liên kết thân Excel và Word, hãy đảm bảo rằng mối cung cấp tài liệu trộn tlỗi sẽ được auto cập nhật các lần chúng ta biến đổi dữ liệu tín đồ dìm trên tệp Excel.

Trong hộp thoại Select Data Source, tìm trang tính Excel và nhấp Open. Nếu Word kinh nghiệm các bạn lựa chọn từ bỏ bảng, nên chọn lựa với nhấp OK.

*

Nếu chúng ta chỉ mong mỏi thêm một vài người nhận từ bảng tính Excel, nhấp nút Edit Recipient List trong nhóm Start Mail Merge.

*

Hộp thoại Mail Merge Recipients¸ lưu lại lựa chọn hoặc vứt lựa chọn để thêm hoặc vứt bỏ người nhận từ bỏ trộn tlỗi.

*

Chú ý. Quý khách hàng cũng có thể bố trí, lọc danh sách fan nhấn với chứng thực thúc đẩy tin nhắn bằng cách nhấp vào tùy chọn Validate addresses… bên dưới phần Refine Recipients List.

vì thế, bọn họ sẽ dứt list tín đồ thừa nhận cùng sẵn sang trọng điền chúng nó vào thư. Gõ thư mẫu vào Word hoặc sao chép/dán từ 1 nguồn khác.

Thêm khu vực điền. quý khách hàng nên xác xác định trí điền liên can Address Blochồng với cái xin chào hỏi Greeting Line. Tới phần Write và Insert Fields trong thẻ Mailings.

*

Tùy theo địa điểm yêu cầu điền, hộp thoại vẫn lộ diện tương đối nhiều sự gạn lọc. Chọn tùy lựa chọn bạn muốn, xác thực tác dụng bên dưới phần và thừa nhận OK. quý khách hàng có thể sử dụng phím mũi tên trái/phải để gửi quý phái phần xem trước của người thừa nhận trước/sau.

*

Sau khi ngừng, địa chỉ phải điền vẫn mở ra vào vnạp năng lượng phiên bản của người sử dụng nhỏng trong hình dưới đây:

*

Đối với 1 vài lá tlỗi, chỉ việc thêm Address BlockGreeting Line là đủ. Lúc bức thư được in ấn ra, tất cả các bạn dạng sao sẽ như nhau nhau quanh đó tên với thúc đẩy của fan dìm.

Trong nhiều ngôi trường hòa hợp khác, bạn có thể đặt tài liệu của fan nhấn vào ngôn từ thư nhằm tùy chỉnh bọn chúng theo cá thể. Để thực hiện bài toán này, nhấp Insert Merge Field và lựa chọn dữ liệu bạn có nhu cầu chèn trường đoản cú list tùy lựa chọn.

*

Xem trước lá thỏng. Chắc chắn rằng tài liệu người dìm xuất hiện thêm đúng mực trong lá thư, nhận nút ít Pđánh giá Results bên trên thẻ Mailing.

*

Quý Khách hoàn toàn có thể thực hiện phím mũi thương hiệu trái/phải kê xem từng lá tlỗi chứa dữ liệu fan thừa nhận.

*

Hoàn tất trộn thỏng. Khi vẫn ăn nhập, nhận nút ít Finish và Merge vào team Finish nhằm lựa chọn in thư hoặc gửi mail chúng.

*

Nếu bạn có nhu cầu chỉnh sửa vài thiết bị trước khi in hoặc gửi email, nhấp vào Edit Individual Documents. Một hành lang cửa số mới vẫn xuất hiện với bạn có thể biến đổi từng phần của lá tlỗi tùy yêu thích.

Sao lưu lại văn uống bản trộn thỏng. quý khách sao giữ tệp trộn thư nlỗi tệp Word thông thường bằng cách dấn nút ít Save hoặc dìm phím Ctrl +S.

Xem thêm: Cách Reset Modem Tp Link - Cã¡Ch CấU Hã¬Nh Modem Wifi Tplink

Một Lúc đã sao lưu giữ, tệp vẫn luôn luôn liên kết cùng với list trong Excel. lúc bạn có nhu cầu sử dụng văn bản trộn tlỗi lần tiếp nữa, msinh hoạt nó ra với nhận Yes khi Word kinh nghiệm các bạn liên tục kết nối.

*

Ngoài tùy lựa chọn Mail Merge trên tkhô cứng qui định, Microsoft Excel cũng cung cấp kỹ năng tựa như vào Mail Merge Wizard.

Quý Khách có thể vào thẻ Mailings > Start Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard…

*

Lúc nhấp vào đó, Mail Merge Wizard hiển thị bên bắt buộc bàn hình với chỉ dẫn các bạn trộn thỏng theo mỗi bước.

*

Cách trộn thỏng cùng với ngày tháng, chi phí tệ và những loại số khác:

lúc trộn thỏng, bạn phải chú ý giá trị số nlỗi ngày tháng, tiền tệ với số. Trong phần này, chúng tôi đang chỉ dẫn chúng ta bí quyết định hình gần như giá trị như vậy.

Định dạng zip codes và những giá trị không giống đựng số 0 trong Excel

Để không làm mất số 0 Tiên phong lúc trộn thư, chúng ta chỉ việc định dạng cột ZIP code thành dạng text vào Excel.

Chọn cột ZIPhường. code, nhấp đề nghị, chọn Format Cells… từ list tùy lựa chọn.

*

Trong thẻ Number, lựa chọn Text với dìm OK.

*

Trộn thỏng cùng với ngày tháng và số bằng Dynamic Data Exchange

Nếu trang tính Excel chứa ngày tháng, số thập phân, đơn vị chi phí tệ, chúng ta có thể áp dụng Dynamic Data Exchange để bảo vệ rằng những giá trị này được định hình đúng sau thời điểm trộn thư.

Vào File > Options > Advanced.Lnạp năng lượng tkhô hanh cuốn nắn xuống phần General, đánh dấu lựa chọn Confirm tệp tin format conversion on open với dấn OK.

*

Bắt đầu trộn tlỗi như sẽ khuyên bảo ở chỗ trước.

khi Dynamic Data Exchange được kích hoạt, chúng ta có thể nhận ra một vài những hiểu biết, chỉ việc nhấn Yes hoặc Ok. điểm khác hoàn toàn tốt nhất vày với trộn thư thông thường là lựa chọn nguồn dữ liệu, triển khai theo công việc sau.

Lúc lựa chọn người nhận, nhấp vào Mailings > Select Recipients > Use an Existing List nhỏng thường thì.Dò tra cứu bên trên trang tính, thừa nhận lưu ban loài chuột chọn MS Excel Worksheets via DDE (*.xls) và thừa nhận OK.

*

Chú ý. Nếu tùy lựa chọn MS Excel Worksheets via DDE (*.xls) không hiển thị, khắc ghi chọn Select All ở góc cạnh dưới phía bên trái.

Nhấn vào Entire Spreadsheet, cùng OK.

*

Bây giờ bạn cũng có thể liên tục trộn thỏng nhỏng biện pháp thông thường.

Chú ý. Phòng đề phòng phần đông thông báo hiển thị những lần bạn mở tệp tài liệu, vứt lựa chọn Confirm tệp tin format conversion on open (Word Options >Advanced >General) sau thời điểm liên kết cùng với list tlỗi.

Định dạng tháng ngày, giờ đồng hồ, số với chi phí tệ Khi trộn tlỗi trong Word

Nếu bạn có nhu cầu format số, ngày tháng hay chi phí tệ theo vô số cách thức không giống với tệp nguồn trộn tlỗi Excel, bạn cũng có thể triển khai thẳng trong văn bản Word.

Chọn vùng trộn tlỗi muốn chuyển đổi format. Chúng có thể là Date, Currency, Percent hoặc các vùng khác.Nhấn Shift + F9 để hiển thị mã vùng. lấy ví dụ như, các bạn lựa chọn vùng Currency, các bạn sẽ thấy MERGEFIELD CURRENCY.Thêm một Một trong những mã hình trong số bảng sau đây. Ví dụ, trường hợp bạn muốn 3000 lộ diện thành $3000, thêm # $,0 với mã sau đang hiển thị: MERGEFIELD CURRENCY# $,0Nhấn F9 nhằm cập dìm vùng. Sau đó thừa nhận Shift + F9 để thấy hiệu quả.

Định dạng con số, đơn vị tiền tệ với phần trăm

Mã hìnhMã vùng đầy đủVí dụMô tả
# 0MERGEFIELD CURRENCY# 03000Làm tròn số
# ,0MERGEFIELD CURRENCY# ,03,000Làm tròn số cùng với phân sách phần nlẩn thẩn bằng lốt phẩy
# ,0.00MERGEFIELD CURRENCY# ,0.003,000.00Số chứa nhị chữ số thập phân với phân làn phần nngu bằng dấu phẩy
# $,0MERGEFIELD CURRENCY# $,0$3,000Làm tròn đô la cùng vệt phẩy phân làn phần ngàn
# $,0.00MERGEFIELD CURRENCY# $,0.00$3,000.00Dollar đựng hai chữ số thập phân với phân cách phần nđần bằng vệt phẩy
# “$,0.00;($,0.00);’-‘”MERGEFIELD CURRENCY# “$,0.00;($,0.00);’-‘”($3,000.00)Kí hiệu độ-la, vệt ngoặc Tức là số âm cùng một dấu gạch nối cho quý giá 0
# 0.00%MERGEFIELD PERCENT# 0.00%1.00%Phần trăm chứa nhị chữ số thập phân
# 0%MERGEFIELD PERCENT# 0%1%Làm tròn phần trăm

Chú ý.

Xem thêm: Mã Trường Đại Học An Ninh Nhân Dân Năm 2021, Trường Đại Học An Ninh Nhân Dân

Thay bởi vì kí hiệu $, chúng ta cũng có thể chũm bằng ký kết hiệu chi phí tệ khác € hoặc £.


Chuyên mục: Cách làm